تحليل الاحتياجات (Needs Analysis)
يزودك تحليل الاحتياجات بتفهم كامل لنقاط ضعف النظام، فبينما يقوم تحليل المهام بالنظر الدقيق في المهام المنجزة في الوظيفة، فإن تحليل الاحتياجات لا ينظر فقط إلى المهام التي أُنجزت، بل إلى أجزاء أخرى من النظام التي قد تعطي مؤشرات على ما يمكن القيام به من أجل التحسين. وحسب أهدافك قد تكتفي بتحليل المهام فقط أو تقوم بالإثنتين أو بمزيج من الإثنتين.
توجد طريقتان رئيسيتان لاكتشاف احتياجات التدريب، الطريقة الأولى: تكون بالمبادرة حيث تتم عندما يدخل محلِّل التدريب في نظام أو عملية ويبحث عن المشكلة الكامنة ويكون الهدف هو جعل النظام أكثر فعالية ومنع حدوث مشاكل في المستقبل. فعندما يكون هناك حاجة لموظف جديد يتم التعرف على المهارات والمعرفة والميول (SKA) المطلوبة في المُرشح وكذلك يتوجب أن تُعرَف المهارات والمعرفة والميول (SKA) التي يجب أن يتدرّب عليها المرشّح بعد توظيفه.
الطريقة الثانية: تكون عندما يأتي مشرف أو مدير إلى قسم التدريب لطلب المساعدة في حل مشكلة لديه، وعادةً ما تحدث هذه المشاكل بسبب التوظيفات الجديدة، الترقيات، الانتقالات، التقييمات، التوسع السريع، التغييرات أو إدخال التقنيات الجديدة، فعندما تظهر مشاكل تتطلب حلاً تدريبياً يتوجب على أقسام التدريب أن تتصرف بسرعة، فقد يتوقف عصب حياة العمل بسبب ذلك. أولاً تحرَّ المشكلة، فعندما يفتقر الموظف إلى المعرفة أو المهارة لأداء المهمّة المحددة بالشكل المقبول يكون هناك حاجة للتدريب، حيث تظهر عند وجود تباين ما بين ما هو متوقّع منه القيام به في الوظيفة وبين أدائه الفعلي في الوظيفة.
ولكي تقرّر فيما إذا كان التدريب هو الحل، فيجب طرح سؤال أساسي واحد، "هل يعرف الموظف كيف يحقق معايير الأداء المطلوبة لمهمة مسؤول عنها؟" إذا كان الجواب "لا" فعندها تكون هناك حاجة للتدريب، وإذا كان الجواب "نعم" فعندها يلزم القيام بعمل آخر إضافة إلى التدريب. بعض من هذه الأعمال الأخرى قد يكون التشاور، إعادة تصميم الوظيفة، أو التطوير التنظيمي. وغالباً لا يحقق الموظف المعايير بسبب عوامل الوقت أو شروط العمل أو سوء فهم المعايير المطلوبة. يجب على الإدارة أن تُدرك وتأخذ في الاعتبار العوامل الأخرى التي تؤثّر على الأداء والتي قد لا يتم تصحيحها بالتدريب، فعوامل مثل نوعية الإجراءات، العوامل البشرية، أسلوب الإدارة وبيئة العمل تؤثّر أيضاً على الأداء. يمكن استخدام مخطط مشاكل الأداء الوارد أدناه للمساعدة في حل مشاكل التدريب.
المرفق "الملحق (5) مشاكل الأداء" يورد مثالاُ عن المعلومات المطلوبة من أجل تحليل مشاكل الأداء.
عند قيامك بتطوير حلول تدريبية، اعتمد في قراراتك على تقنيات التحليل المناسبة التي تمت مناقشتها في سابقاً، فقد تقودك الحالة العاجلة للمشكلة إلى الرغبة في اختصار جميع تقنيات تطوير التدريب التي تمت مناقشتها هنا، وهذا يجب ألا يحدث حيث أنه من الممكن أن تنتهي بمشكلة أكبر أو أكثر اتساعاً من تلك التي بدأت بها، اتبع النموذج وعدّله طالما أن غريزتك تخبرك بذلك، وحالما يوجد لديك حل مُطبّق، قيّمه واضبطه بدقة وحسب الحاجة، وبعد ذلك ضعه في نظام التدريب.
عند البحث عن احتياجات التدريب، أو عند ظهور مشاكل، هناك عدة أدوات يمكن استخدامها لتعيين الأعراض الفعلية، وبعض أدوات تخمين هذه الاحتياجات هي:
· بحث منشور: حلل وثائق الميزانية، وثائق مراقبة النوعية، بيانات الأهداف، تقارير التقييم، تقارير البرامج والعاملين، أو أية وثائق أخرى للمشاكل الموجودة.
· المقابلات: تكّلم مع المشرفين، المدراء، الخبراء (SME) والموظفين.
· المراقبات: راقب الوظيفة أو المهمة التي تتم تأديتها.
· الاستبانات: أصدر استبانات خطية.
· مناقشات ضمن مجموعات: قُدّ نقاش مجموعة مؤلّفة من الموظفين والمشرفين عليهم.
وهنا بعض الأسئلة التي يمكن طرحها لتحديد احتياجات التدريب:
· ما الذي يعمله الموظفون لديك ولا يتوجب عليهم القيام به؟
· ما هي الأشياء المحدّدة التي ترغب أن ترى الموظفين يقومون بها، لكنهم لا يقومون بها؟
· عندما تتصوّر الموظفين يقومون بهذه الوظيفة بشكل صحيح ، فماذا تراهم يفعلون؟
· ما الذي يمنعك من تأدية مهمة محدّدة حسب المعايير؟
· هل تتوفر الأدوات المساعدة للوظيفة، فإذا كان كذلك، فهل هي دقيقة؟ وهل يتم استخدامها؟
· هل المعايير معقولة؟ فإذا لم تكن كذلك، فلماذا؟
· إذا كان بإمكانك تغيير شيء واحد في الطريقة التي تؤدي بها عملك، فماذا سيكون هذا الشيء؟
· ما هو الموضوع الذي ترغب في رؤية الموظفين يتدرّبون عليه؟ ما الذي ترغب أن يتم التدرّب عليه؟
· ما هي التكنولوجيا الجديدة التي ستفيدك إلى أقصى حد في أداء عملك؟
· ما هي التكنولوجيا الجديدة التي ترغب في رؤيتها تُبتًكر لمساعدتك في عملك؟ ولماذا؟
بغض النظر عن الطريقة التي قد تختارها والأسئلة التي قد تطرحها، فإن البيانات المُجمّعة يجب أن تعكس بدقة المهام المحدّدة التي تتم تأديتها الآن، حيث سيتم استخدام المعلومات المجمّعة كأساس لاختيار المهام التي يلزم التدرّب عليها.
لديك مثالين عن استبيانات احتياجات التدريب: المرفق "الملحق (6) استبيان تدريب الشركة المشرف" والمرفق "الملحق (7) تقدير التدريب" يمكن استخدامهما كما هما، و يمكن جعلهما أكثر ملائمة لاحتياجاتك.
إن وثائق مُجمَل النظام، وثيقة قائمة الوظائف، وأية وثائق أخرى يتم الحصول عليها من تحليل احتياجات التدريب، تشكّل المُتطلبات الأساسية للتحليل الأولي، حيث تضمن أنه لديك فهم أساسي للنظام، وما هو الموجود في النظام، وما هي نقاط الضعف التي يُعتقد بوجودها ضمن النظام. |
أرسل المقالة
طباعة المقالة
شارك بتعليقك
