جمِّع جرد المهام (Compile Task Inventory)
إذا كنت تجري تحليلاً شاملاً، عندها قد يُطلب منك تجميع قائمة بالوظائف وأوصاف الوظائف ومهام كل منها. وعادة لا تنفَّذ هذه الواجبات الثلاثة المحددة في كل مرة تقوم فيها بالبحث في مشكلة أداء ما، ولكنها أساسية لأي شخص معني في تطوير الموارد البشرية (HRD) أو الإدارة أو الأداء لأنها تضع معايير الأداء لكل وظيفة. إذا كان قد تم مسبقاً تجميع جرد الوظيفة والمهمة، فإنه يتوجب عليك في هذه الحالة أن تراجعها وتحدّثها قبل الانتقال إلى تحليل المهمة أو تحليل الاحتياجات.
قائمة الوظائف (Job List)
إن قائمة الوظائف هي تجميع لجميع أسماء الوظائف التي ترتبط بالنظام. و الوظائف هي مجموعة من المهام والمسؤوليات، وبشكل عام ترتبط الوظيفة بمنصب الموظف، فالسكرتير وعامل اللحام والمحاسب هي وظائف. وتتكون الوظيفة من مسؤوليات وواجبات ومهام يتم تحديدها وإنجازها وقياسها ومعايرتها. ويتم استخدام قائمة الوظائف كأداة عمل لتصنيف العمل من أجل اختيار المستخدَمين.
يقدّم الملف المرفق "الملحق 1- قائمة الوظائف" مثالاً عن قائمة الوظائف. تُستخدم هذه الوثيقة لتجميع كل الوظائف ضمن قسم أو نظام. والغاية هي ضمان أن جميع الوظائف العائدة إلى نظام ما قد تم تحديدها وأخذها بعين الاعتبار. ومرة أخرى، قد يكون قسم الموارد البشرية قد قام بتجميع هذه الوثيقة مسبقاً، فإذا كان الأمر كذلك فلابد لك أن تتأكد من أنها مُحدّثة وبأنك تفهم كل الوظائف الواردة ضمنها.
وصف الوظيفة (Job Description)
يتم الحصول على وصف للوظيفة من خلال إجراء تحليل لها، وهو عبارة عن عملية لتقسيم تعقيد وظيفة شخص ما إلى أجزاء منطقية. فوصف الوظيفة يحدد المعرفة والمهارات والميول المطلوبة لأداء الوظيفة بالشكل الصحيح، وغالباً ما يهتم بالعناصر الذاتية لوظيفة ما… أي التوقعات والميول.
عند كتابة وصف الوظيفة، حاول إيجاد صورة (للوظيفة) تُظهر ما سيكون متوقعاً من أي شخص يشغل هذا المنصب. كذلك الأمر قم بتحضير وصف وظيفي لكل منصب، أي قد يكون لديك مركزَي بيع، ولكن بعض المهام قد تكون مختلفة أو موجودة في مركز واحد دون الآخر. يقدم الملف المرفق "الملحق (2) وصف الوظيفة" مثالاً عن استمارة وصف الوظيفة.
جرد المهام (Task Inventory)
يتم تجميع جرد المهام لكل وظيفة موجودة في قسم أو نظام، فالمهمة هي العمل الذي يقوم بإنجازه ممارس الوظيفة كطباعة رسالة أو لحام موضعي أو إدخال حساب في دفتر الأستاذ. فالمهمة هي وحدة محددة بدقة من أصل العمل وهي مستقلة بحد ذاتها، وهي عمل منطقي وضروري في تأدية وظيفة أو واجب، ويكون لها بداية محددة ونقطة نهاية ونتائج في إنجاز مُقاس أو في مُنتج. ويستلزم إنجاز المهمة مهارات ومعرفة وميول (SKA)، وقد يكون لبعض الوظائف زوجين من المهام فقط مرتبطين ببعضهما البعض، بينما قد يكون لوظائف أخرى العشرات من المهام.
فيما يلي صفات المهام:
· للمهمة بداية ونهاية محددة.
· يتم إنجاز المهام في فترات زمنية قصيرة نسبياً وتقاس عادة بالدقائق أو الساعات.
· تكون المهام قابلة للمراقبة. فبمراقبة أداء ممارس الوظيفة يمكن وضع تحديد دقيق لإنهاء أداء المهمة.
· كل مهمة مستقلة عن الأفعال الأخرى فهي لا تعتمد على مكونات الإجراءات ويتم إنجازها من قبل الفرد لأجلها هي بالذات.
· إن "جملة المهمة" هي تعبير عن فعل محدد بشكل حاسم و لهذه الجملة دائماً فعل ومفعول به، وقد يكون لها محددات مثل "قِس المسافات بمقياس شريطي"، ويجب أن لا تختلط "جملة المهمة" مع الهدف التدريبي الذي يحتوي معاييراً و شروطاً.
"قم بتعيير المسننات على 10 سرعات لدرّاجة هوائية " هذه جملة مهمة، بينما "بإعطائك درّاجة هوائية مكسورة ذات 10 سرعات وصندوق عدّة، قم بتعيير المسننات كي تكون الدرّاجة الهوائية قابلة للعمل" هي جملة هدف تدريبي.
يتكون جرد المهام من جميع المهام التي يجب أن يقوم بها ممارس الوظيفة حسب المعايير. يجب إدراج كل مهمة يقوم بها شاغل الوظيفة في جرد المهام. يقدم جرد المهام معلومات حيوية عن المهارات والمعرفة والإمكانيات المطلوبة لإنجاز العمل، وتعتبر هذه المعلومات قيّمة لتطوير إجراءات اختيار الموظفين وبرامج التدريب، فبالنسبة للتوظيف فإنها تزوّد لجنة التوظيف وطالب الوظيفة بما يلزم لهذه الوظيفة. وفيما يتعلق بأغراض التدريب فإنها تُعرِّف المُطوِّر على ما تتطلبه الوظيفة. كذلك الأمر فهي هامة لوضع المعايير التي تلزم في تقييم الوظائف فيما يتعلق بتحديد المستوى الصحيح للأجور. في حال كانت هذه الوثيقة موجودة مسبقاً، فإنه يتوجب عليك أن تتأكد من أنها تُمثّل المهام التي يتم إنجازها من قِبَل ممارس الوظيفة، وبأن جميع المهام قد وردت في القائمة.
عند كتابة المهمة، ابدأ كل مهمة بفعل يشير إلى كيفية الأداء واذكر الغاية، فعلى سبيل المثال "حَمِّل الأقفاص -الصناديق المفرغة- باستخدام الرافعة الشوكية". ومن طرق الوصول إلى قائمة شاملة هي جعل الموظفين يحضِّرون القائمة الخاصة بهم بدءاً من المهام الأكثر أهمية، ثم قارن هذه القوائم مع قوائمك. أخيراً، ناقش أية اختلافات مع الموظفين وقم بإجراء أية تغييرات لازمة كي تتأكد من أنك أخذت في الحسبان جميع المهام وبدقة كافية. وبنفس الوقت تكون قد أدخلتهم في نشاط التحليل. المرفق "الملحق (3) جرد المهام" هو مثال لاستمارة جرد المهام.
|
أرسل المقالة
طباعة المقالة
شارك بتعليقك
